忘年会の幹事がやること 予算はいくら?下見をするといいこととは

忘年会の幹事に指名されたらどんな準備をしたらいいのか?

僕は年に何回か、とある勉強会の懇親会で幹事をします。多いときは50人超の参加者になることもあります。

そこで、実際に幹事をやっている僕の経験を書いてみました。

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忘年会の幹事がやること

忘年会の幹事に指名されたら、結局のところやることは3つだけだと思います。

  • お店選び
  • 会計
  • 当日の段取り

それぞれにはやることがいろいろあって、お店選びのためには、参加者のおおまかな人数と予算と場所を決める必要があります。

会計は、会費制なのか、(もしあれば)福利厚生費から使えるお金があるのか、集金方法とお店への支払い方法、領収書が要るのか、などを押さえておく必要があります。

当日の段取りとは、最初の挨拶、乾杯、(もしあれば)企画~ゲーム大会など、中締め(=お開きの挨拶)を誰にしてもらうかを決めて、あらかじめ依頼して了解をとるようなことです。進行役もありますね。

ゲーム大会をやることになったら、こちらの記事が参考になるかもしれません。

関連時期>>>忘年会のゲームを会社でやるなら。大人数で簡単で盛り上がるのは?

ただし、グループの性格次第では、ここの段取りは不要なこともあるでしょう。

ともあれ、やることは3つだけです。

幹事になって、自分の挨拶を心配する人がいるのですが、幹事は当日は進行役ですから、最初の挨拶、乾杯の音頭、中締めの挨拶を、それぞれやってもらう人にお願いするだけです。幹事の挨拶は要りません。黒子に徹してくださいwww

どんなグループの忘年会なのかで、どんなお店でやるか、いくらの予算でやるか、何か企画を用意するのか、は異なります。

でも、そのグループで初めて忘年会を開くのでなければ、幹事経験者に話を聞くことからはじめるのが、幹事の準備としては一番間違いのない方法です。場合によっては話を聞くだけで、やることに目処がたつでしょう。

参加者の話も聞けるなら、変えた方がいいことや気をつけた方がいいこと、そのグループ特有の事情とか習慣も事前にわかると思うので、まずは経験者の話を聞くことからだと思います。

忘年会の予算はいくらにしたらいいのか?

予算はちょうどいい加減が理想です。多すぎず、少なすぎずの頃合いですね。

不思議なもので、高すぎると当然文句が出るのですが、安すぎても「せっかくの忘年会で云々。。。」と不満の声が聞こえてくることになります。だから前例があるのなら、前例にしたがうのがいいと思います。

そのグループで忘年会や飲み会をやったことがない場合は、予算が手探りになるかもしれませんが、ぐるなびやヒトサラやホットペッパーグルメのようなサイトで検索すると、忘年会を開く地域や街のだいたいの相場がみえてきます。

グループの年齢や性別の構成にもよりますが、中の下から中ぐらいの金額にしておけば、まずクレームはつかないと思います。お金持ちが多ければ、上にしないといけないかもしれませんけれど(笑い

いずれにしても、幹事は予算の水準についてそんなに頭を使うことはありません。

会社か誰かがぜんぶ支払ってくれるのでなければ、幹事は参加者から忘年会費を集めることになります。そのときは、集金からお店への支払いと(必要なときは)領収書の配布までの一連の流れを、できるだけ単純にすることが、実はとても大事です。

いかに明朗会計にするか、ここに幹事は頭を使うべきです。

理想はお店に入る前に集金は済ませて、忘年会の途中で支払いもおわっていることです。

お釣りが要らないように、予算は税込1,000円単位で丸めましょう。「税込」というところが重要です。

お店と税込か税抜きかを確認していなかったため、自腹を切ることになってしまった人がいました(僕ではありません)。幹事の労をとって、その上余分なお金まで払わされることになっては、目も当てられません(泣)

万が一そういうミスがあっても、みんながいるうちだったら追加でちょっとずつ出してもらえば済みますが、そのときはお開き後に支払いをしていたので仕方がありませんでした。

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予算をポッキリの価格にして追加料金なしにするには、飲み放題付きで料理を決めることになるでしょう。

飲み放題にするのはお酒を飲まない人、あまり飲まない人から異議が出ないかと気にする人もいますが、実際はまず大丈夫です。飲み放題価格ってわりと良心的で、ソフトドリンクでも2杯飲めば元が取れるくらいの金額設定になっているからか、僕は何回も幹事をやっていますが、参加者に文句をつけられたことはありません。

飲み放題にしないと、ひとりひとり支払う金額が違うことになってしまいます。

飲みすぎて自分が何を何杯飲んだかなんて、覚えていない人が大勢出てくるかもしれないし、そうでなくても締めてみないと金額がわかりません。細かいお釣りが出たりして絶対に収拾がつかなくなりますから、会費制の忘年会のときは飲み放題プラン一択です。

忘年会では下見をするといいことがいろいろ

僕は懇親会で初めてのお店を使うときは、事前にそこで食事をしてみます。いわゆる下見というやつです。

人によっては、めんどくさいし自腹を切ってお店に行くなんてもったいないと思うかもしれませんが、お店の雰囲気、スペースやスタッフの対応が感じられるので、一回行っておくと僕は安心できます。特にそこそこの人数で貸し切りにしたいようなときは、実際にお店に行ってみないと決められません。

ひとりで行くこともあるし、もともと食事をする予定だった人に付き合ってもらうこともありますが、お店の見当をつけたら細かい内容を決めるより前に、フラッと行ってみます。

ひととおり飲み食いして落ち着いたら、お店の人に予約をしようと思う(あるいは予約している)と伝えます。すると、だいたい責任者が席まで来て話をしてくれるので、そこでいろいろとこちらの事情や要望を相談するカタチにします。

予算を税込で切りのいい数字にして欲しいというのは、お店のメニューになくてもまず対応してくれます。たぶん、向こうとしても料理を適当に調整すればできないことはないので、直接会って話をすると快く受け入れてもらえます。ただし、大きなナショナルチェーンのお店とかだと、レジシステムが対応しないという理由で無理かもしれません。

領収書の枚数だとか、けっこうお店としては面倒なことも、顔を合わせているときに言ってしまえば、大抵のことは受け入れてもらえます。

何より幹事をして一番心配なのは、参加者のドタキャンです。どうしても不可抗力的なことはありますからね。

でも、お店に顔を出して話をすると、最終の人数確定を当日にしてもらったり、何人以下にならなければいいといったカタチで、協力してもらえます。足が出るのはどうしても避けたいですから、こういう対応をお店がしてくれると助かります。

まとめ

いかがでしょうか?

初めて幹事をやったときは、大変なことを引き受けてしまったと思いましたが、慣れてしまうと難しいことはありません。

クレジットカード払いにしてしまうと、ちゃっかりポイントがもらえたりします。そこそこまとまった金額になるので、けっこうなメリットなんですよ♪

段取りとか交渉とか、幹事をやると意外と仕事に通じることもあります。参加者が感謝してくれますしwww

会社で若い人が幹事に指名されるのも、単に面倒を押し付けているのではなく、仕事を覚える練習といった側面もあるかもしれませんね。

楽しい忘年会になるといいですね!!

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