年賀状の宛名印刷をワードで。連名でも文字数に関わらず連続印刷!

年賀状の宛名印刷がうまくいかない人必読です!

年賀状はマイクロソフトのワードだけで、宛名も通信面もぜんぶつくれます。ここでは、宛名が連名でも文字数が違う場合でも、キレイに揃えてまとめて宛名印刷ができるワードの使い方を説明します。

ワードを使って年賀状の通信面をつくる方法は、こちらの記事で詳しく書いているので、関心のある方はお読みください。

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年賀状の宛名印刷をワードだけでする方法

年賀状印刷を自宅でするとき、専用ソフトがなくても、マイクロソフトのワードだけで宛名面も通信面も全部印刷できる方法があります。

宛名印刷の手順は以下のとおりです。

1.ワードで住所録をつくってパソコンのわかる場所に保存する。

2.ワードの「差し込み印刷」機能をつかって、住所録から印刷するデータを読み込む。

3.読み込んだデータから宛先を選んで印刷する。

ワードには、予めマイドキュメントの中に住所録の枠が用意されています。これに書き込むだけで印刷できるのですが、そのまま使うと、住所の長い宛先や、苗字と名前の文字数が違ったり、連名で文字数が違う場合にキレイな印刷ができないことがあります。

そこで、多少住所が長くても、連名で文字数が違ってもにまとめてキレイに連続印刷できるようにしていきましょう。

まずは住所録からはじめます。

ワード2010を使って説明をしていきますが、他のバージョンでもリボンの見え方が多少違う程度で、基本的には同じ作業をすることになります。

ワードで住所録をつくる

マイドキュメントに用意されている住所録の枠は、会社で使えるように会社名や役職なども記入できます。

でも、ここではご自宅から送る年賀状の住所録を作成するので、項目は少なめになります。

ちなみに住所録はエクセルやアクセスでつくったものも、アウトルックのアドレス帳に登録してあるものも使えます。使い方はワードの住所録とほとんど変わりません。

さて、住所録の枠は7列の表をつくります。用紙サイズはどの設定でもかまいません。下図ではA4サイズを横向きで使っています。

連名でない宛先は「様」が書いてありませんが、これは間違いではありません。先頭行の各列の項目名は次の段階でデータを読み込むときに必要ですから、まずはこの通りにつくって下さい。

項目が足りなければ、あとから付け足したり挿入することもできます。行数は宛先の数の分だけ増えます。

住所録ができたら、後から呼び出せるようにわかりやすいところに保存して下さい。

住所録から印刷するデータを読み込む

次に新規のワードファイルを開いて、差し込み印刷機能を使う設定をします。手順は6ステップ(もしくは5ステップ)あります。

新規のファイルを開いて、メニューバーから「差し込み文書」を選択します。リボンの「はがき印刷」にカーソルを持っていき「宛名面の作成(A)」をクリックします。

すると「はがき宛名面印刷ウィザード」が開きます。

ウィザードで順番に設定をしていきます。

はがきの種類を選び

宛名のレイアウトを決めて

宛名の書式を設定します。

フォントは筆文字タイプのHGP行書体を選んでみました。

下の赤枠で囲んだところにチェックを入れておくと、住所録の半角英数字で書いたところが漢数字に変換されます。縦書きにしたときは、選んでおくといいのではないでしょうか。

次に、差出人を記載します。

通信面に差出人の住所氏名を書くときは、ここは何も入れないでおきましょう。

ついに、先ほど保存しておいた住所録を読み込むところまできました。中段の「既存の住所録ファイル(L)」の「参照(S)…」ボタンを押すと

ファイルを選ぶウィンドウがポップアップしますので、用意した住所録を選びます。

「開く(O)」ボタンを押して、元の画面にもどり、宛名の敬称を指定して、チェックを入れていることを確認したら「完了(F)」です。

これで住所録の最初の行に書いた宛先が、表示されるはずです。

住所録が取り込めたので、次は宛名面を編集して不自然さを解消していきます。

宛名が連名で文字数が違う場合でもキレイに表示

宛名面を編集をする目的は、長い住所でも全部表示すること、個別に調整をしないで宛名を自然に表示することです。

リボンの「結果のプレビュー」を解除すると、宛名面が「差し込みフィールド名」で表示されます。

この段階ではデフォルトの表示なので、会社用になっています。これを編集していきます。

まず、完成形を見ていただきましょう。

名前の上と姓と名の間にスペースを入れました。リボンの「差し込みフィールドの強調表示」を選択すると、差し込み表示の部分がグレーに反転します。フィールドの名称は、つくった住所録の項目名に変わりました。

《連名》の下は《連名の敬称》が入っていますが、宛先に連名がないときは、ここには何も書かれないようになっています。

では、編集の手順をみていきましょう。6ステップあります。

まず、会社の年賀状用の余分な項目を消していきます。赤枠で囲ったテキストボックスは会社名・部署名を差し込む場所なので、ここはテキストボックスごと消します。

次は宛名セルを四分割してバランスよく宛名を表示させるために、《役職》だけでなく、差し込みフィールドを全部外します。あとで連名を表示させるために、差し込みフィールドを消したあとに「改行」をしておきます。

宛名セルを四分割するには、カーソルをセル上に持っていって右クリックします。すると表示される帯に「セルの分割(P)…」と出るので、これを選択します。

「セルの分割」ウィンドウがポップアップするので1列×4行と指定します。

宛名セルが四分割できました。

各行は同じ高さになっているので、適当に高さを変えていきます。再度宛名セルの上で右クリックして、今度は一番下に出てくる「表のプロパティ(R)…」を選びます。

「表のプロパティ」ウィンドウがポップアップしてくるので、赤枠で囲った部分で行を選んで高さを指定していきます。

この絵では上の行から順に、5mm‐30mm-15mm-30mmにしています。反転している「様」の入っている行は、変更なしで21.6mmになっています。

この画面でOKボタンを押して、セルの分割は完了です。

次は、セルに「差し込みフィールド」を入れ直します。対象のセルをクリックしたあとリボンの「差し込みフィールドの挿入」を選ぶと、下に住所録に入れた項目が並びます。

この中からセルに入れたい項目を選んで、改行したところも含めてセルを埋めていくと

最初に御覧いただいた出来上がりの絵になりました。

お疲れ様でした。

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はぁ~

もう少しです。

もう一度リボンの「結果のプレビュー」を選ぶと、キチンと連名の宛名が表示されるようになりましたね!

住所表示のところはテキストボックスの上下を広げて、全体が表示されるようにしました。仕上げの微調整は、実際に文面を表示させながらやるとうまくいくと思います。

「結果のプレビュー」の横にある◁▷をクリックすると次の宛名の表示にしたり、もとに戻したりすることができます。2番目の人も確認してみます。

いい感じです。その次もみてみましょう。

OKですね。字のバランスも大丈夫そうです。

以上で、宛名面の編集が完了しました。

念のため、印刷イメージを確認しておきましょう。

今回つくった宛名面の文字サイズもシェアしておきますね。

フォントは住所が16、宛名が26になっています。

フォントサイズを調整するときも、上図の赤枠のところでやるといいです。サイズを変えたい差し込みフィールドを右クリックすると、絵のように帯が出てきます。

年賀状の宛名印刷を連続で何枚でもする設定

数枚の年賀状なら、表示を確認しながら1枚ずつ印刷しても、それほど面倒には感じないかもしれませんが、何十枚とか百枚単位で印刷するとなると、放っておいても勝手に刷ってくれないと困りますよね?

差し込み印刷でも、もちろん連続で印刷することができます。ちょっとわかりにくいので、操作の仕方を確認しておきましょう。

まず、住所録から印刷したい宛名だけを選んでおきます。

リボンの「アドレス帳の編集」を選ぶと、「差し込み印刷の宛先」ウィンドウがポップアップして出てきます。リストが表示されるので、赤枠のチェックボックスの列で印刷除外する先はチェックを外します。

これで印刷対象の選択は完了です。

次にリボンの一番右にある「完了と差し込み」を選び、「文書の印刷(P)…」をクリックします。

「プリンターに差し込み」ウィンドウが現れます。これで「すべて(A)」を選べば、先ほど印刷対象にしたはがきは全部まとめて印刷されます。

以上で、年賀状の宛名を必要な分まとめて、ワードだけで印刷することができると思います。お疲れ様でした。

まとめ

僕のPCがいまだにWindows7でOffice2010なので、この記事ではワード2010で説明をしました。でも、最新のワード2016でも操作自体は同じようにすればできるみたいです。

最新のワード2016は、2010よりもリボンが視覚的にわかりやすくなっています。2016の方が操作性はフレンドリー(個人的な印象ですけれど)ですから、もっと簡単だと思います。

そうそう、年賀状はこのお正月も52円で配達してもらえるようですね。一応、52円の期間が限定されていましたので、気になる方は郵便局のウェブサイトで確認してみて下さい。

それでは、よいお年を~

(まだ早いか。。。)

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