生産性を上げる時間の使い方 シングルタスクとマルチタスクと

やらなければいけないこと、やりたいことに対して、できること、できたことが全然少なくて、いつも無力さを感じています。

もっと効率よく仕事をこなしたり、時間あたりの生産性を上げるのにどうしたらいいか。

そんなことをいつも模索しているのですが、時間のマネジメントのヒントになる論文が発表されました。

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生産性を上げるには

このあとに予定があると、大きなことには取り掛かれない。

例えば僕は、夕方の6時から人と会う約束をしている日の午後4時に、1日かかる見込みの仕事には手をつけられないタイプです。

そうではない人も多いのだと思っていましたが、今年の5月にアメリカで発表された研究によると、

「会議、家族のイベント、個人的な用事など、これから予定がある人は、実際にはそれをやるだけの時間があっても、大きな仕事に取り組めない」

のだそうです。

思わず「あるある」とつぶやいてしまいました。

参考サイト>>>生産的な1日は「予定を入れすぎない」ことからはじまる

期限が近づくと、人は実際よりも時間がないと思い込む傾向があって、例えば1時間を20分ぐらいに見積もるようになるのだそうです。

すると、やるべきことリストの中で手間のかかること、時間がかかることには手をつけないし、1時間以内にできるはずのことすら先延ばしにするようになります。

そして、空いている1時間をネットサーフィンしたり、やらなくてもいい雑用に費やして、予定の時間まで過ごすのだと。

まるで、僕の日常を観察していたのではないか、というほど思い当たる節の多い研究でした。

では、無為な時間を潰さないようにするためにどうしたらいいか?

研究者は、できるだけ後の予定を入れない、という解決策を提示しています。

つまり、生産的な1日は「予定を入れすぎない」ことからはじまる、のです。

時間の使い方

あとに予定を入れなければ、1時間あるのを20分しかないと錯覚することもなくなるので、1時間を無駄にすることなく有意義に使えます。

確かに期限が迫っていなければ、手間や時間のかかることを先送りする理由はなくなります。

でも、僕が経験上知っていることはちがいます。

何かに取り組もうとして、とりあえず目先やっておかないといけないことを全部片付けてまとまった時間をつくると、絶対にその時間を使ってムダな何かをしてしまう癖(へき)があります。

目先の仕事をこなすところに精力を使い果たしてしまって、時間ができたところで一休みしたくなるのでしょうか?

それはそれで、わかる話です。

せっかく時間をつくっても、その時間をフルに活用したことはかつてなかったと思います。で、確保した時間の期限が迫る頃になって、ようやく始動します。

まるで、夏休みの宿題を最後の2日でやっつける小学生みたいなことを、未だに繰り返しています。

こういう癖があると、予定を入れすぎないで時間を確保しても、結局生産性を上げるような使い方をしません。

だから、僕の場合は別の解決策を選択しないといけません。それは、手間のかかる時間のかかる仕事に迷わず手をつけることです。

僕はやることを1から順に片付けていきたい、やっていることは一段落つくまで続けたいタイプなので、はじめたことを中途半端なところで切り上げるのはイヤなんですね。

でも、先送りにしていることがいくつも積み上がっている現状を踏まえると、中途半端でヨシとしないと前に進めないような気がします。

ふつうの人は期限が近づくと、残り時間を短く見積もる傾向があることを今回知ることができたので、時間の使い方を変えることができそうです。

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シングルタスクとマルチタスク

ひとつのことに集中するのをシングルタスク、複数のことを同時並行で進めるのをマルチタスクの定義とすれば、この記事で書いているように、僕はシングルタスクの方が向いていると感じています。

何かをはじめたら、仕上げるまでそこに集中したいのです。

ただ、僕の周りで多くの仕事をこなしている人は、マルチタスクをできる人が非常に多いです。

マルチタスクといっても、ある瞬間に同時に2つ以上のことをするという人は稀で、実際は切り替えが上手くて、同じ日に全くちがう質のタスクを実行できるタイプがほとんどです。

こういうタイプの人は、ある瞬間を捉えればシングルタスクです。

訓練しても聖徳太子のように七人の話を同時に聴くことはできませんが、シングルタスクを積み上げて、一定時間でどんどん切り替えていくマルチタスクなら、鍛えればできるようになるのではないかと思います。

瞬間瞬間は、今に集中しています。

このマルチタスクのいいところは、タスク同士で共有できることがある場合に、一気に効率が上がることだといいます。短い時間に複数のテーマに触れることになるので、発想も広がりやすくなります。

個人の能力を高める、キャパを広げることを狙うのなら、意図してマルチタスクのスタイルに取り組むといいようです。

まとめ

夏休みの宿題の仕方で、その人が物事に取り組むスタイルがわかると思います。

僕は典型的な先送りタイプでしたが、最近いろいろと支障が出てきたと感じています。能力が追いつかなくなってきたというか。。。

そこで何か行動パターンを変えたいと思っていたのですが、締切があると人は時間を実際よりも短く感じるものだ、ということを知れたのは幸運でした。

そこからどういう答えを導くかは人それぞれだと思いますが、僕の場合は中途半端を受け入れることにして、残り時間にかかわらず、重要なことから手をつけていくようにしていきます。
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